При возвращении из командировки работник организации задержался в пути из-за плохих погодных условий (самолет был посажен в другом городе и вылетел только спустя 20 часов). Из-за этого работник вернулся на день позже. Как отразить в учете организации произведенные работником расходы по оплате услуг гостиницы, в которой он останавливался на время задержки в пути? Должна ли организация выплатить суточные за этот день?..

При возвращении из командировки работник организации задержался в пути из-за плохих погодных условий (самолет был посажен в другом городе и вылетел только спустя 20 часов). Из-за этого работник вернулся на день позже. Как отразить в учете организации произведенные работником расходы по оплате услуг гостиницы в размере 944 руб. (в том числе НДС 144 руб.), в которой он останавливался на время задержки в пути? Должна ли организация выплатить суточные за этот день?
Норма выплаты суточных в организации установлена равной 100 руб. Цель командировки - заключение договора на приобретение производственного оборудования.
Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Гарантии прав работника при направлении его в служебную командировку включают возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 ТК РФ). Абзацами 3, 4 ст. 168 ТК РФ к данным расходам отнесены расходы по найму жилого помещения и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
В рассматриваемой ситуации из-за плохих погодных условий работник задержался в пути. Вследствие этого работником были произведены дополнительные расходы в виде оплаты услуг гостиницы по проживанию на время задержки в пути в размере 944 руб. (в том числе НДС 144 руб.).
Исходя из п. 11 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в обычном порядке. Кроме того, п. 14 Инструкции определено, что за время вынужденной остановки в пути работнику выплачиваются суточные. В данном случае суточные выплачиваются исходя из нормы 100 руб.
На основании вышеизложенного расходы работника по найму жилого помещения и суточные за время задержки в пути подлежат отражению в авансовом отчете (форма N АО-1) <1>. В рассматриваемой ситуации сумма командировочных расходов (за вычетом НДС), отраженная в авансовом отчете, формирует первоначальную стоимость оборудования, для заключения договора на приобретение которого был командирован работник (п. п. 7, 8 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н).
Таким образом, данные расходы отражаются по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет 08-4 "Приобретение объектов основных средств", в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Предъявленная гостиницей сумма НДС, при условии ее выделения отдельной строкой в первичных документах <2>, отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" в корреспонденции с кредитом счета 71.
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы в данном случае также формируют первоначальную стоимость приобретаемого основного средства (п. 1 ст. 257 Налогового кодекса РФ) в соответствии с нормами гл. 25 НК РФ. Для целей налогообложения прибыли в первоначальной стоимости командировочные расходы могут быть учтены при условии их документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ) и соответствия установленным нормам. Размер выплачиваемых работнику суточных в рассматриваемой ситуации соответствует норме, установленной пп. "а" п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 93, равной 100 руб. В данной схеме исходим из предположения, что расходы работника по найму жилого помещения документально подтверждены <2>.
Оплата работодателем расходов работника на командировки не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ.
На данные компенсационные выплаты организация не начисляет единый социальный налог (ЕСН) (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ), а также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации") и обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).
--------------------------T------T------T-------T----------------¬
¦ Содержание операций ¦Дебет ¦Кредит¦ Сумма,¦ Первичный ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦ документ ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражены командировочные ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦расходы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦(944 - 144 + 100) <3> ¦ 08-4 ¦ 71 ¦ 900¦ Авансовый отчет¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦Отражена сумма НДС по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦командировочным расходам ¦ 19 ¦ 71 ¦ 144¦ Счет ¦
+-------------------------+------+------+-------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Счет, ¦
¦Принята к вычету сумма ¦ ¦ ¦ ¦ Акт о приеме- ¦
¦НДС по командировочным ¦ ¦ ¦ ¦передаче объекта¦
¦расходам <4> ¦ 68 ¦ 19 ¦ 144¦основных средств¦
L-------------------------+------+------+-------+-----------------
--------------------------------
<1> Авансовый отчет должен быть предоставлен не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40).
<2> В настоящее время формы документов строгой отчетности, которые могут использоваться гостиничными хозяйствами при расчетах с населением для учета наличных денежных средств, утверждены Приказом Минфина России от 13.12.1993 N 121. Для оформления оплаты услуг проживания предназначена форма N 3-Г "Счет".
<3> Без учета иных командировочных расходов.
<4> Организация имеет право на вычет предъявленной гостиницей суммы НДС (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ). Поскольку затраты на командировку формируют первоначальную стоимость объекта основных средств, то вычет производится в соответствии с абз. 1, 3 п. 1 ст. 172 НК РФ в полном объеме после принятия на учет оборудования в составе основных средств.
Обращаем внимание на то, что согласно разъяснениям Минфина России, изложенным в Письме от 25.03.2004 N 16-00-24/9, кроме выделения НДС отдельной строкой в документе, являющемся бланком строгой отчетности (в данном случае - в форме N 3-Г), необходимо также наличие документа, подтверждающего оплату данных расходов (кассового чека).
Е.В.Фещенко
Консультационно-аналитический
центр по бухгалтерскому учету
и налогообложению
07.12.2005