ПРИКАЗ Роспотребнадзора от 24.05.2005 n 408 О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ
ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА
ПРИКАЗ
от 24 мая 2005 г. N 408
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ
И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА
В целях совершенствования работы с документами в центральном аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека приказываю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Приложение).
2. Ввести Инструкцию в действие с 1 июня 2005 года.
3. Начальникам управлений до 10 июня 2005 года назначить лиц, ответственных за ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов, и предоставить информацию в Управление делами.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Управляющего делами С.В. Белых.
Руководитель
Г.Г.ОНИЩЕНКО


Приложение
Утверждена
Приказом Федеральной
службы по надзору
в сфере защиты
прав потребителей
и благополучия человека
от 24 мая 2005 г. N 408
Дата введения в действие -
1 июня 2005 года
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ
И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА
1. Общие положения
Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее - Роспотребнадзор).
Документы Роспотребнадзора являются собственностью государства, вопросы работы с ними регулируются Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, "Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 322, Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением от 1 июня 2004 г. N 260, и типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30.
Инструкция по делопроизводству в аппарате Роспотребнадзора (далее - Инструкция) подготовлена на основе "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 N 68, в соответствии с государственными стандартами Р 51141-1998 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (М.: Издательство стандартов, 2003).
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Роспотребнадзоре: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
Делопроизводство в аппарате Роспотребнадзора организуется с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство", предназначенной для учета и сопровождения документов.
Документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Роспотребнадзора единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами, обучение работников основам делопроизводства возлагаются на Управление делами.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Роспотребнадзора возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляется только на специальных технических средствах с разрешения руководства Роспотребнадзора. Регистрация секретной почты осуществляется первым отделом.
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении Роспотребнадзора и его структурных подразделений, определяются должностными инструкциями.
Указания Управления делами по вопросам делопроизводства являются обязательными для сотрудников Роспотребнадзора. Общее методическое руководство по вопросам архивного дела осуществляет Госархив Российской Федерации.
2. Порядок подготовки и регистрации документов
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 322 "Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека" Роспотребнадзор не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.
В Роспотребнадзоре издаются: постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, приказы, инструкции и положения. (Инструкции и положения могут утверждаться приказом.)
Если указанные выше документы носят нормативно-правовой характер и требуют государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, то их подготовку необходимо осуществлять в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изменениями от 11 декабря 1997 года, 6 ноября 1998 года, 11 февраля 1999 года, 30 сентября 2002 года).
Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений Роспотребнадзора с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.
В подготовке проекта нормативного правового акта участвует Управление юридического обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека Роспотребнадзора.
Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания (утверждения) должен быть проверен на соответствие законодательству Российской Федерации, а также правилам русского языка и завизирован начальником Управления юридического обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека Роспотребнадзора.
Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека или лицом, исполняющим его обязанности.
Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются Роспотребнадзором в Министерство юстиции Российской Федерации в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе). Нормативные правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).
К нормативному правовому акту прилагается справка, содержащая:
- основания издания нормативного правового акта;
- сведения о всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;
- сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным.
Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана начальником Управления юридического обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека Роспотребнадзора.
Сотрудник управления, которому поручено представление нормативного правового акта на регистрацию в Минюст России, получает под расписку в общем отделе Управления делами подлинник и 5 копий нормативного правового акта, сопроводительное письмо и справку Управления юридического обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека. В течение всего срока регистрации в Минюсте России сотрудник соответствующего управления осуществляет контроль за его прохождением. После завершения в Минюсте России процедуры регистрации нормативно-правового акта Роспотребнадзора исполнитель представляет подлинник с печатью в Управление делами.
Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера. Ответственный сотрудник общего отдела Управления делами направляет нормативно-правовой акт в СМИ для опубликования.
При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.
Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в том же порядке.
Роспотребнадзор осуществляет рассылку нормативных правовых актов, подлежащих государственной регистрации, только после их регистрации и официального опубликования.
При нарушении указанных требований нормативные правовые акты, как не вступившие в силу, применяться не могут.
В Управление юридического обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека Роспотребнадзора в обязательном порядке представляются копии всех издаваемых Роспотребнадзором постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, приказов, инструкций и положений.
3. Требования к подготовке и представлению предложений
по проектам законодательных и нормативных актов
По поручению Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека может готовить и представлять в Минздравсоцразвития России предложения по проектам федеральных законов, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации в установленной сфере деятельности.
В этом случае подготовка и оформление проектов федеральных законов, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится Роспотребнадзором в соответствии с Регламентом, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260.
4. Порядок подготовки и оформления
организационно-распорядительных документов Федеральной
службы по надзору в сфере защиты прав потребителей
и благополучия человека
Приказами Роспотребнадзора оформляются нормативные документы, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы.
Приказы издаются по основной деятельности; по личному составу; об отпусках сотрудников; о командировании сотрудников.
4.1. Порядок подготовки приказов
Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись руководителю Роспотребнадзора.
В пределах календарного года приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы об отпусках сотрудников, приказы о командировании сотрудников и указания нумеруются отдельно.
Приказы печатаются на бланке установленной формы шрифтом N 14.
Приказы имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти;
наименование вида документа - приказ;
дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата оформляется цифровым способом: номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например:
03.07.2005 N 44.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О командировании работников Роспотребнадзора в г. Омск.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Например:
"Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 21 июня 2004 г. N 285 "О неотложных мерах по защите населения Российской Федерации...".
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ.
Преамбула в приказе может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.
Так, при утверждении уставов подведомственных учреждений, предприятий и других организаций, а также при утверждении проектно-сметной документации текст приказа начинается с распорядительной части (без слова ПРИКАЗЫВАЮ).
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами (Приложение N 1). Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица Роспотребнадзора, а также подведомственные территориальные органы и организации.
Если в приказе в качестве исполнителя называется управление Роспотребнадзора, то фамилия руководителя этого подразделения, ответственного за организацию работы по выполнению приказа, не указывается, например:
"Управлению санитарного надзора...".
В том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например:
"Начальнику Управления санитарного надзора О.И. Аксеновой".
Как правило, в последнем пункте распорядительной части приказа указывается фамилия должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением приказа в целом. Ответственность за выполнение приказа возлагается руководителем Роспотребнадзора на одного из своих заместителей в соответствии с распределением обязанностей.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов.
Если в тексте приказа требуется неоднократно упоминать тот или иной объект или то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (понятии) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме: "далее - ...") или аббревиатура, а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование, например:
"Государственный научный центр вирусологии и биотехнологии "ВЕКТОР" (далее - ГНЦ ВБ "ВЕКТОР")".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных терминов для обозначения одного и того же понятия в одном документе.
Наименования упоминаемых в приказах управлений, территориальных органов и организаций Роспотребнадзора приводятся в полном соответствии с их официальным названием.
Употребление их сокращенных наименований допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.
Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы бланков и т.п. оформляются приложением к приказу. О наличии приложений к приказу обязательно указывается в распорядительной части.
Каждое приложение должно иметь название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа.
Если в тексте приказа дается ссылка ("согласно приложению") или ("приложение"), то в правом верхнем углу первого листа пишется "приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1
к приказу Роспотребнадзора
от 30.06.2004 N 58.
При наличии в тексте приказа формулировки "УТВЕРДИТЬ" (положение, устав, программу, план и т.д.); "Ввести в действие" (типовые требования, форму бланка и т.д.) или в случае создания новой организации: "Организовать работу в соответствии с Положением", на приложении в правом верхнем углу пишется слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на приказ, его дату, номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Роспотребнадзора
от 15.06.2004 N 147.
Если приложение одно, то номер приложения не указывается. При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.
До представления на подпись проект приказа визируется исполнителем (с обязательным указанием инициалов и фамилии, номера телефона); начальником Управления или начальником отдела, подготовившего документ; Управлением делами; заинтересованными управлениями; Управлением юридического обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, заместителем руководителя Роспотребнадзора, курирующим данный вопрос.
Управление делами определяет целесообразность оформления управленческих действий распорядительным документом, проверяет правильность оформления проекта приказа и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов, вносит редакционные правки и уточнения, не меняющие его сути.
Руководители структурных подразделений при визировании проекта приказа проверяют достоверность отраженных в нем фактов, целесообразность и реальность установленных поручений, соответствие устанавливаемых заданий ранее принятым решениям, а также другие вопросы, входящие в компетенцию подразделения.
Управление юридического обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека при визировании проекта приказа определяет соответствие проекта приказа действующему законодательству Российской Федерации, нормативным актам, приказам Минздравсоцразвития, отсутствие противоречий ранее изданным приказам, необходимость направления данного приказа на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.
Проекты приказов, в которых есть пункты о назначении и освобождении работников, обязательно представляются на согласование в отдел руководящих кадров Управления делами.
Проекты приказов об изменении штатов и фондов заработной платы должны быть завизированы начальником отдела финансового обеспечения Управления делами.
При наличии замечаний к проекту приказа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник Управления юридического обеспечения
Личная подпись О.А.Кулагина
Дата.
На визовом экземпляре приказа делается отметка о наличии замечаний.
Отказ от визирования проекта не допускается.
Если в процессе визирования проект приказа был существенно доработан и изменен, исполнитель обязан на окончательном варианте приказа вновь собрать все необходимые визы.
Проект приказа визируется на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа (подписного) документа (перед приложениями).
Виза включает в себя наименование структурного подразделения, должность визирующего, личную подпись, дату, расшифровку подписи.
Пример визирования приказа:
Проект приказа вносит Управление санитарного надзора
Исполнитель гл. специалист подпись дата И.Т. Ибрагимова
Тел. 973-19-84
Нач. отдела организации
санитарного надзора подпись дата Е.С. Почтарева
Нач. Управления
санитарного надзора подпись дата О.И. Аксенова
СОГЛАСОВАНО:
руководителя подпись дата Л.П. Гульченко
Нач. Управления
юридического обеспечения подпись дата О.А. Кулагина
Управляющий
делами подпись дата С.В.Белых.
Проект приказа считается согласованным при наличии всех виз. Визы собираются снизу вверх: Управление делами, Управление юридического обеспечения, заинтересованное управление, а затем заместитель руководителя Роспотребнадзора, курирующий данное направление.
Завизированный проект приказа передается в Управление делами для представления на подпись руководителю Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека. Проект приказа представляется на подпись в одном экземпляре.
К проекту приказа должны быть приложены материалы, послужившие основанием к его изданию (федеральные законы, указы, распоряжения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения Правительства Российской Федерации); согласования с другими министерствами и ведомствами; ранее изданные приказы, подлежащие изменению, дополнению или признанию утратившими силу в связи с выходом данного приказа; а также другие материалы по требованию руководства Роспотребнадзора, Управления юридического обеспечения деятельности в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека и Управления делами.
После регистрации приказа составляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, ответственным за его подготовку, и Управляющим делами.
Проект приказа должен быть отпечатан на бланке установленного образца (Приложение N 1).
4.2. Оформление приказов
Приказами Роспотребнадзора оформляются нормативные документы, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Роспотребнадзора.
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства Роспотребнадзора и в соответствии с планами организационных мероприятий.
Проект приказа должен соответствовать действующему федеральному законодательству, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, распоряжениям и постановлениям Правительства Российской Федерации, приказам Минздравсоцразвития России, а содержащиеся в нем распоряжения не должны превышать компетенции и прав Роспотребнадзора.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта приказа и представление его на подпись в установленный срок возлагается на начальника соответствующего управления.
В тех случаях, когда подготовка проекта приказа поручается нескольким управлениям, свод и обобщение материалов, согласование проекта и своевременное представление его на подпись руководству Роспотребнадзора возлагается на начальника управления, указанного в поручении первым.
Срок подготовки проекта приказа во исполнение решения вышестоящих органов, как правило, не должен превышать одного месяца, если в самом документе или руководством Роспотребнадзора не установлен другой срок.
Вопрос о продлении срока подготовки проекта приказа может быть решен только руководителем, давшим указание о подготовке данного документа.
Контроль за соблюдением сроков подготовки проектов приказов осуществляет Управление делами.
В подписанный приказ запрещается вносить изменения или дополнения.
Опечатки и неточности редакционного характера, выявленные в приказе после его подписания руководителем Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека или в его отсутствие лицом, исполняющим его обязанности, вносятся Управлением делами только с разрешения руководителя Роспотребнадзора.
Рассылка приказов осуществляется согласно разнарядке, составленной исполнителем, подписанной начальником соответствующего управления и утвержденной Управляющим делами.
4.3. Приказы по личному составу
Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия руководства Роспотребнадзора, связанные с трудовой деятельностью граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, поощрения и взыскания.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указываются должность, наименование структурного подразделения и далее - глагол, обозначающий действие: назначить, перевести, освободить, объявить благодарность и т.д. Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Трудовому кодексу Российской Федерации.
Приказы по личному составу подписывает руководитель Федеральной службы.
Приказы по личному составу оформляются на бланке приказов Роспотребнадзора.
4.4. Приказы об отпусках
Приказы об отпусках сотрудников Роспотребнадзора издаются отделом руководящих кадров в соответствии с графиком отпусков. Сотрудник Роспотребнадзора, которому в соответствии с графиком положен отпуск, пишет заявление на имя руководителя Роспотребнадзора, согласовывает его с начальником Управления и передает в отдел руководящих кадров для получения разрешения на отпуск у руководителя Роспотребнадзора. После получения разрешения на отпуск отдел руководящих кадров готовит на сотрудника соответствующий приказ.
В приказах об отпусках констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указываются должность, наименование структурного подразделения и далее - глагол, обозначающий действие: предоставить очередной отпуск (указываются количество дней отпуска, дата его начала и окончания). Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Формулировки в приказах должны точно соответствовать Трудовому кодексу Российской Федерации и другим нормативным актам.
Приказы об отпусках подписывает руководитель Федеральной службы.
Приказы об отпусках оформляются на бланке приказов Роспотребнадзора.
4.5. Приказы о командировании
Приказы о командировании сотрудников Роспотребнадзора издаются отделом руководящих кадров.
Управление Роспотребнадзора, сотрудник которого убывает в командировку, оформляет разрешение на командировку, которое подписывается начальником Управления и руководителем Роспотребнадзора.
Разрешение на заместителей руководителя Роспотребнадзора, убывающих в командировку, подписывает Управляющий делами.
После получения соответствующего разрешения отдел руководящих кадров готовит приказ о командировании сотрудника и командировочное удостоверение, которые подписываются руководителем Роспотребнадзора, а в его отсутствие лицом исполняющим обязанности руководителя.
В приказах о командировании сотрудников констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается с указания фамилии, имени, отчества (полностью) лица, на которое издается приказ. Затем указывается должность, наименование структурного подразделения и далее - глагол, обозначающий действие: командировать (указываются место и срок командировки). Текст заканчивается указанием основания для распорядительного действия.
Приказы о командировании подписывает руководитель Роспотребнадзора.
Приказы о командировании сотрудников оформляются на бланке приказов Роспотребнадзора.
4.6. Постановления Главного государственного
санитарного врача Российской Федерации
Постановление Главного государственного врача Российской Федерации - нормативный правовой акт по применению мер пресечения нарушений санитарного законодательства. Постановления являются обязательными для исполнения на территории Российской Федерации министерствами, органами исполнительной власти, организациями, должностными лицами и гражданами.
Постановления оформляются на специальных бланках, подписываются руководителем Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека - Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации или по его поручению заместителем руководителя Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека - заместителем Главного государственного санитарного врача Российской Федерации.
4.7. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роспотребнадзора.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.
Положения, правила и инструкции утверждаются либо приказом руководителя Роспотребнадзора, либо грифом "Утверждаю".
Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Роспотребнадзора.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение издаваемого акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Инструкция должна быть подписана руководителем структурного подразделения, разработавшим ее.
Утверждение инструкции производится двумя способами: изданием приказа или проставлением грифа утверждения.
Приказ издается в том случае, если нужно оговорить срок введения инструкции, перечислить необходимые организационные мероприятия, указать ответственных исполнителей.
4.8. Протокол
Протоколом оформляются аппаратные совещания у руководителя Роспотребнадзора, совещания у заместителей руководителя и начальников управлений Роспотребнадзора, селекторные совещания, заседания коллегии Роспотребнадзора, а также встречи руководства Роспотребнадзора с иностранными представителями.
Протоколы могут оформляться в краткой форме с приложением стенограммы.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Роспотребнадзора и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 2 дня со дня заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Секретарь.
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
Повестка дня.
Докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
слушали - выступили - постановили (решили).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; текст постановления строится по образцу текста приказа; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол аппаратного совещания у руководителя Роспотребнадзора подписывается руководителем службы. Датой протокола является дата проведения совещания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы аппаратных совещаний, протоколы селекторных совещаний и др.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются соответствующей печатью Управления делами.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.
Протокол имеет следующие реквизиты (Приложение N 2).
Наименование документа: слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
При оформлении протоколов совещания указывается место его проведения.
Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Подпункты нумеруются арабскими цифрами через точку.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к нему.
4.9. Служебные письма
Служебные письма Роспотребнадзора готовятся:
- как сопроводительные письма к предложениям по проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
- как ответы на запросы различных организаций и обращений граждан;
- как инициативные письма;
- как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
- как ответы о выполнении поручений Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках Роспотребнадзора формата А4. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебное письмо Роспотребнадзора, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Адресование писем оформляется согласно п. 6.8.
Служебные письма подписываются:
Направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Федерального Собрания, Правительства Российской Федерации - только руководителем Роспотребнадзора, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим его обязанности.
Направляемые в высшие органы власти России, высшие органы власти государств - участников СНГ, руководителям субъектов Российской Федерации, а также в адрес других министерств и ведомств - только руководителем Федеральной службы или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.
Запрещается направление ответов в высшие органы власти, руководству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации за подписью руководителей структурных подразделений.
Подпись в служебных письмах оформляется в соответствии с п. 6.12. Написание наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, учреждений и организаций, должностных лиц указано в Приложении N 3.**
Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ, например: на N 25/31 от 30.06.2004.
Письма, подготовленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок к тексту согласно п. 6.2.
В деловой переписке принята форма изложения текста от 1-го лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение") и от 3-го лица единственного числа ("Федеральная служба считает...", "Федеральное агентство рассмотрело..."), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Роспотребнадзора. Форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить") возможна в двух случаях: если письмо оформляется на должностном бланке (руководителя Роспотребнадзора) либо письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.
Вступление может содержать:
ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
При необходимости ссылок на документы их следует давать в тексте письма.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
При ссылке в тексте письма на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок, например:
"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.07.2004 N 100 "Об утверждении Положения...".
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
В письмах должны быть приняты только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименование учреждений, организаций, должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.
Отметку о наличии приложений к письмам следует оформлять в соответствии с п. 6.3.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Перед представлением на подпись проекта письма исполнитель обязан проверить наличие указанных приложений к письму, необходимых виз и количество экземпляров.
Проект письма представляется на подпись с материалами, на основании которых оно готовилось. Передача проектов писем на подпись руководителю Роспотребнадзора производится только через Управляющего делами.
Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
5. Правила оформления документов
5.1. Бланки документов
При оформлении документов необходимо всегда учитывать, что юридическая сила официального документа любого вида признается при наличии у него определенных атрибутов внешнего оформления, называемых реквизитами, таких как: бланк установленного образца, подпись должностного лица, дата, регистрационный номер и др.
Основные требования к реквизитам организационно-распорядительных и иных служебных документов устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Документы Роспотребнадзора оформляются на бланках, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Для составления документов используются бланки следующих стандартных размеров (ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы):
- для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф, -
А3 297 x 420 мм;
- для документов объемом более 15 строк машинописного текста -
А4 210 x 297 мм;
- для сопроводительных писем и др. документов объемом до 15
строк машинописного текста (вместе с подписью) -
А5 148 x 210 мм;
- для бланков резолюций и поручений руководства Федеральной
службы - А6 105 x 148 мм.
Бланки документов должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. При изготовлении бланков используется черная краска.
Бланки документов должны иметь следующие размеры полей: левое - 3,0 см; правое - 1,25 см; верхнее - 1,5 см; нижнее - 1,5 см.
В Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей установлены следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланки конкретных видов документов (приказы, указания, постановления);
бланк постановления Главного санитарного врача Российской Федерации.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Вышеперечисленные бланки изготавливаются с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки).
Структурные подразделения Роспотребнадзора могут иметь бланки для писем в том случае, если это закреплено в положении о подразделении (Государственный герб Российской Федерации на них не воспроизводится).
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка, на стандартных листах бумаги формата А4.
Все виды бланков заказываются Управлением делами только в типографии.
Употребление ксерокопий гербовых бланков и бланков произвольной формы не допускается. Гербовые бланки, изготовленные с помощью компьютера или ксерокса, не имеют юридической силы.
5.2. Учет и хранение бланков
Гербовые бланки Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека подлежат учету. При изготовлении бланков в типографии производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа.
Учет гербовых бланков Роспотребнадзора ведется раздельно по видам бланков в журналах учета.
Сотрудник общего отдела, персонально ответственный за учет, использование и хранение гербовых бланков, исполняет данные обязанности в соответствии с должностной инструкцией.
Гербовые бланки выдаются по заявкам, подписанным руководителями структурных подразделений. При выдаче бланков в журнале учета записывается:
- наименование номерного бланка;
- количество экземпляров;
- номера бланков;
- наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам Роспотребнадзора.
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в журналах учета бланков.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет Управление делами.
Журналы учета бланков включают в номенклатуру дел.
Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем Роспотребнадзора. О проведенных проверках делают отметки в журналах учета бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководства Роспотребнадзора.
6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
6.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к нему.
6.2. Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста.
Заголовок может отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?") - "О выделении...", "Об изменении...", "Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...", например:
Приказ о создании аттестационной комиссии,
или "чего" ("кого"), например:
Должностная инструкция главного специалиста.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
6.3. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).
О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже текста перед подписью.
Отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
В письмах:
Приложение: на 5 л., в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и количество экземпляров.
Приложение: Проект ответа в Государственную Думу Федерального
Собрания Российской Федерации на 1 л., в 1 экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, при этом знак N перед цифровыми обозначениями не ставится.
Приложение: 1. Проект постановления Правительства
Российской Федерации "О выделении средств
на закупку противотуберкулезных
препаратов" на 2 л. в 1 экз.
2. Лист согласования на 1 л., в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Федерального агентства по здравоохранению и
социальному развитию от 26.06.2004 N 111/56 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не указывается, например: Приложение: программа в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 7 л. в 2 экз. только в первый адрес.
Приложения к организационно-распорядительным документам оформляются следующим образом. На первом листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1
к приказу руководителя
Федеральной службы по
надзору в сфере защиты
прав потребителей и
благополучия человека
от 02.07.2004 N 121.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N _" печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Федеральной
службы
от 05.06.2003 N 154.
6.4. Текст документа
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
6.5. Дата документа
Датой документа является:
для распорядительных документов, писем или события, зафиксированного в документе, - дата его подписания;
для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Документы, изданные совместно двумя или более органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 мая 2003 года следует оформлять 23.05.2003.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 23 мая 2004 г.).
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
6.6. Регистрационный номер
Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в разделе 8 "Регистрация документов".
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
6.7. Ссылка на номер и дату
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Она помещается в специально отведенном для этого верхнем углу левого поля документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
6.8. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Министерство культуры и
и массовых коммуникаций
Российской Федерации
или
Государственная Дума
Федерального Собрания.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы указывают перед фамилией.
Например:
ОАО "Алмаз"
Генеральному директору
П.С. Никифорову.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Председателю
Государственной Думы
Федерального Собрания
Российской Федерации
И.О. Фамилия
или
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Руководителям
органов управления
учреждений здравоохранения
Российской Федерации.
Если документ будет направлен части однородных учреждений, то адресат излагается в следующей редакции:
Центры
Госсанэпиднадзора в
субъектах
Российской Федерации
(по списку).
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя.
Например:
С.И. Перовой
ул. Садовая, д. 23, кв. 42,
г. Троицк,
Московская обл., 299015.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" для адресатов перед вторым, третьим, четвертым адресами на документах не указывают. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен.
При направлении письма более чем в четыре адреса подписывается первый экземпляр письма, ему присваивается номер, письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии со списком рассылки. При этом на каждом документе указывают только одного адресата.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. N 1239.
Устанавливается следующий порядок написания почтового адреса:
- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений).
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:
Российский медицинский
университет
ул. Островитянова, д. 1,
г. Москва, 117869.
Допускается центровать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Директору Проектного
института
Министерства
здравоохранения и
социального развития
Российской Федерации
И.О. Фамилия.
6.9. Согласование (визирование) документа
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Согласование может проводиться как внутри Федеральной службы (подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и сторонними заинтересованными организациями).
Перечень согласующих организаций определяется составлением документа исходя из его содержания или предусматривается законодательными и нормативными актами.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом и включает личную подпись, должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например:
Начальник
Юридического отдела
личная подпись В.М. Семенов
21.06.2004.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник
Юридического отдела
личная подпись В.М. Семенов
дата.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник
Юридического отдела
личная подпись В.М. Семенов
20.05.2004.
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование должности), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования (или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс).
Например:
СОГЛАСОВАНО
заместитель Министра
образования и науки
Российской Федерации
_____________ _______________
(личная (инициалы,